Personalhandboken = företagets ABC-bok

(SVT 14/2013)

Det är viktigt både för anställda och för chefer att veta vilka uppföranderegler som gäller på ett företag i olika situationer. Därför bör företaget upprätta en personalhandbok innehållande de riktlinjersom gäller.

 

Som arbetsgivare måste man vara tydlig med vilka interna regler som gäller på företaget. Om man inte sätter ned foten i tid kan det skapas en otydlighet om vad som är företagsnorm i olika frågor. Det handlar oftast om grundläggande saker såsom att komma i tid och inte ta för lång lunch.

På ett företag skapas snabbt internarutiner och då måste chefen vara tydlig med vad som förväntas av de anställda. Detta är inte bara viktigt för att de anställda ska känna sig trygga och veta vad som gäller i olika situationer. Det är också en grundförutsättning för att kunna säga upp personal på grund av såkallade personliga skäl, att arbetstagaren har medvetandegjorts om rättesnörena på företaget i olika sammanhang. Som arbetsgivare går det inte att sitta tyst om personal missköter sig utan man måste snabbt agera och påtala felaktigheter i den anställdes beteende.

 

Personalhandbok

Det enklaste sättet att tydliggöra normerna på företaget är att upprätta en personalhandbok innehållande de riktlinjer som gäller. Företagets policyer ställer upp vilka företagsregler och ramverk de anställda har att rätta sig efter. Genom att sätta upp en policy kan man som arbetsgivare enkelt kommunicera gällande praxis till de anställda och samtidigt ha ett skriftligt dokument att gå tillbaka till om diskussioner eller oegentligheter skulle uppstå.

Förutom grundläggande ordningsregler kan det vara lämpligt med t ex arbetsmiljöpolicy, resepolicy, alkoholpolicy och IT-policy inklusive hantering av sociala medier. Naturligtvis måste företagets policyer kommuniceras ut ordentligt på företaget.

Företag som är bundna av kollektivavtal (eller så kallade hängavtal) kan många gånger finna viss vägledning i avtalets regleringar, men personalhandboken utgör även i dessa fall ett tydliggörande komplement.

 

LARS NORDFORS
chef Företagarnas juridiska rådgivning
Företagarna