Sveriges Veterinärförbund

Att protestera mot en felaktig faktura


(SVT 5/2016)

Alla företagare får då och då fakturor som inte är korrekta. Det kan vara allt från mindre fel som smugit sig in till rena försök till bedrägeri. Man ska därför alltid kontrollera misstänkta fel genom att jämföra med vad som levererats och vad man avtalat.


När det gäller fel bör du som företagare så snabbt som möjligt kontakta avsändaren för att komma överens om hur felet kan rättas till. Avsändaren kanske behöver skicka en kreditfaktura på en del av beloppet eller en leverans kanske ännu inte har kommit. Ibland räcker det med ett telefonsamtal för att ni ska komma överens. Skicka gärna en bekräftelse, t ex per e-post, på vad ni kommit överens om ifall ni avtalat om något per telefon.

När det gäller fakturabedragare ska man inte ringa upp dem och försöka förhandla. Risken finns att de lurar in företagaren i något nytt avtal eller överenskommelse. I dessa fall ska man ha för vana att göra en kortfattad skriftlig reklamation.

 

Skriftlig reklamation

Om man inte kan komma överens om en lösning med motparten ska man göra en skriftlig reklamation. Hänvisa gärna till fakturanummer och datum så att motparten lätt hittar vilken faktura det är som bestrids.

I reklamationen skriver man även vad och varför man invänder mot fakturan, t ex att säljaren tagit betalt för 110 kartongen men avtalat och levererat tio kartonger. Det är bra om man är så konkret som möjligt.

Det måste framgå om man bestrider betalningsansvar för fakturan i sin helhet eller bara delvis. Man bör även vara noga med att ange vad det är man vill ha för åtgärd och varför, t ex omleverans eftersom färgen på levererade kartonger är blå och de skulle ha varit röda enligt avtalet. Vad man kan begära för åtgärd beror på vad man avtalat om.

Skälet till att man ska bestrida fakturor skriftligen är både för att vara tydlig och för att hindra att motparten fortsätter att skicka påminnelser eller inkassokrav och tar ut en avgift för det. Avgift för betalningspåminnelse ska vara avtalad och högst 60 kr. För inkassokrav kan motparten ta ut högst 180 kr och den avgiften behöver inte vara avtalad. Motparten kan istället för att ta ut avgift för betalningspåminnelse och inkassokrav välja att ta ut förseningsersättning med 450 kr, om företaget är skyldigt att betala dröjsmålsränta.

 

Rutiner för kontroll av fakturor

Ett annat skäl till att göra ett skriftligt motiverat bestridande är att det i så fall strider mot god inkassosed att göra en ansökan om betalningsföreläggande hos kronofogdemyndigheten. Det innebär att inkassoföretag inte får hjälpa motparten att göra en ansökan. Gör motparten själv en ansökan om betalningsföreläggande kan man begära att kronofogdemyndigheten gör en markering på uppgiften om ansökan så att den inte lämnas vidare till kreditupplysningsföretag.

Ibland händer det att den som skickar fakturan har med villkor i fakturatexten om sådant som parterna inte kommit överens om. Det kan vara t ex en standardformulering om att eventuella invändningar mot fakturan ska göras inom åtta dagar eller ange en räntenivå som inte är avtalad. Om det inte blir aktuellt att tillämpa dessa tillkommande ensidiga villkor behöver man inte bestrida dem.

Om det är någon som man gör affärer med mer än en gång som försöker föra in nya villkor i fakturan, är det viktigt att man inte börjar följa dessa villkor och t ex betalar en högre dröjsmålsränta än avtalat eller enligt räntelagen. Börjar man följa villkor som motparten ensidigt fört in kan det räknas som praxis mellan avtalsparterna. Då kommer det att gälla för senare avtal mellan er om ni inte avtalar om något annat.

Alla företag bör ha rutiner för kontroll av fakturor och hur de ska hanteras om de inte stämmer. Det kan vara en del i att hålla nere kostnaderna och förhindra att företaget råkar ut för bedrägeri.


Karin Berggren
jur kand, ansvarig rådgivningen, Företagarna